Constitution

(la version française suit plus bas)

SwingUO Constitution

Last amended and unanimously approved at SwingUO annual general meeting March 29, 2018.

Article 1: Name

  1. The club’s official name shall be “SwingUO” (hereinafter referred to as “SwingUO” or “the club”). No other name shall be used in the advertisement or representation of the club.

Article 2: Mandate

  1. SwingUO exists to build a welcoming and sustainable swing dance community at the University of Ottawa.
  2. In the interest of this goal the club will strive to:
    1. Provide and promote learning opportunities for social swing dancing to the University of Ottawa community
    2. Provide and promote social events related to swing dancing
    3. Operate a sustainable, fiscally sound, well-managed club with lessons and events throughout the academic year, and
    4. Emphasize the learning of vintage dances that are not otherwise available to the university community.

Article 3: Limitation

  1. Nothing in this document shall be deemed to violate the Bylaws of the Student Federation of the University of Ottawa. In the event of any conflict, the aforementioned Bylaws will supersede the text of this document.

Article 4: Membership

  1. Membership in the club shall be granted to those individuals who have registered with SwingUO and have paid the semester’s membership fee.
  2. At least 75% of the members of the club shall be students of the University of Ottawa.
  3. The membership fee shall be determined by the executive council and will only vary based on the needs of the club.
  4. Active members shall be considered to be members in good standing who attend an instructional or social event of the club at least once a month.
  5. Active and inactive members shall be identical in their standing except for the purposes of calculating quorum.

Article 5: Executive Council

  1. Club shall be governed by an executive council that shall be composed of members elected to fill the positions of President, VP Logistics, VP Social, VP Instruction, and Beginner Representative.
  2. Only students of the University of Ottawa who are also SwingUO members in good standing shall be qualified to hold offices on the executive council.
  3. The elected members of the executive council shall divide duties among themselves in the manner that seems most fitting in light of their offices.
  4. The President shall act as Chair of all meetings of the Club and of the executive council, shall retain the ability to render a final decision in the event of a tied vote, shall be responsible for the convening of all general meetings and meetings of the executive council, shall oversee the fulfillment of executive council duties, shall hold responsibility to promote the Club’s profile on campus, and shall perform all other duties pertaining to his or her office.
    1. The President shall retain the right to delegate the chair position at any meeting to another member of the executive council.
  5. The VP Logistics shall hold responsibility for the overseeing of the Club’s finances, communications strategy, and internal affairs, shall retain responsibility for the maintenance and upkeep of the membership list, shall ensure that the rules of the constitution are adhered to and enforced, and shall perform all other duties pertaining to his or her office.
  6. The VP Social shall work to organize social events for members throughout the year, shall hold the primary responsibility for ensuring that members feel welcome and engaged in the SwingUO community, shall hold responsibility to promote the Club within the local swing community, and shall perform all other duties pertaining to his or her office.
  7. The VP Instruction shall be responsible for the recruitment and overseeing of instructors, for ensuring the Club has a dance space on campus each week, shall oversee the operation of weekly classes, and shall perform all other duties pertaining to his or her office.
  8. The Beginner Representative shall represent the needs and opinions of beginner dancers on the executive council, shall ensure that beginner dancers feel welcome and represented within the Club, shall aid in the promotion of the Club, shall take the minutes at all club meetings, and shall perform all other duties pertaining to his or her office.
  9. The executive council retains the right to authorize expenditures.
  10. The right to authorize expenditures may be delegated to a temporary committee composed of no fewer members than the President and the VP Logistics.
  11. The executive council may, from time to time, establish temporary committees in order to assist the executive council in the performance of their duties.
  12. The management of committees shall be determined by the executive council on a case by case basis.
  13. Each member of the executive council must be present for at least 75% of regularly scheduled lessons each month. Point of clarification: If two (or more) lessons are held simultaneously, attendance to either shall be considered attendance to both (or all) for the purposes of this clause.
    Point of clarification: Valid excuses: illness, family emergency, etc. Invalid excuses will be left up to interpretation.

Article 6: Meetings of the Club

  1. A meeting of the Club shall be convened at least once per year, in the month of March or April.
  2. The executive council may choose to convene additional meetings of the Club based on need.
  3. Meetings of the Club shall be open to any and all members of SwingUO in good standing.
  4. A minimum of fourteen (14) days notice shall be required prior to the convening of a meeting of the Club.
  5. Only active members may count against quorum, which shall be the lesser of one-third (1/3) of active members.
  6. All SwingUO members in good standing, including members of the executive council, shall retain the right to:
    1. Introduce items of business
    2. Speak on any items of business
    3. Vote at any meetings of the Club or in any election
    4. Seek nomination in any election contest
    5. Partake in any events of the Club
    6. Be informed of all meetings, elections, and events.
  7. Meetings of the Club shall be of an informal nature whenever possible.

Article 7: Meetings of the Executive Council

  1. The executive council shall convene at reasonable intervals, at dates which they shall determine, reserving the right to convene behind closed doors.
  2. The majority of the members of the executive council, including the President, shall constitute a quorum.
  3. If members of the executive council cannot reach a consensus by discussion, the item shall be put to a vote.
  4. Should the vote result in a tie, the tie-breaking vote shall reside with the President.
  5. The executive council shall make its minutes available to the Club, and shall endeavour to produce agendas including the times and places of the upcoming meetings.
  6. Meetings of the Club shall be of an informal nature whenever possible.

Article 8: Elections and Executive Transfer

  1. Elections shall proceed in the following manner:
    1. All members of the executive council except Beginner Rep must be elected at the Annual General Meeting. Beginner Rep may be elected in a snap election in a semester in which a beginner class has started. Should one or more positions be vacant during the semester, the executive council may call a snap election at a time of their choosing, in accordance with the procedures herein stated for elections.
    2. Elected members of the executive council shall retain their position from the time of the election to May 1st of the following year.
    3. The election shall be run by the President, who shall act as Chief Returning Officer (CRO), and two scrutineers.
      1. Any SwingUO member in good standing is eligible to act as scrutineer.
      2. The position of CRO shall be delegated to an active member in good standing of SwingUO in the event of a conflict of interest or an inability of the President to fulfill their responsibilities as CRO.
    4. Candidates for executive positions must be eligible to hold their respective positions.
    5. No member may contest more than one position per electoral cycle
    6. A nomination period will take place no later than one week before the AGM where one can nominate others or themselves; nominees can choose to run for the positions or not, making it official when they have presented their platform to the club. Candidates can self-nominate or be nominated by a member in good standing.
    7. Candidates must issue their intent in person or in writing to the VP Logistics or the CRO at least three (3) days before the election is to take place. If their intent is not stated, then the candidate’s name will not appear on the ballot.
    8. The CRO shall be held accountable to the entire membership.
    9. The CRO shall determine a fair and equitable mechanism (hereafter referred to as “the mechanism”) for the election which must be discussed, voted on and approved by a simple majority of the executive council before it is implemented.
    10. The mechanism must allow candidates to review and challenge the results of the election.
    11. The mechanism must allow candidates at least three (3) minutes per position apiece to address the membership at the AGM.
    12. The mechanism may be contested by any SwingUO member in good standing, in which case it must be reviewed and approved by the membership present at the Annual General Meeting. In this case, the election shall proceed if the contested mechanism is approved by a simple majority. If approval should fail in this case the exec and members shall revise the mechanism as necessary such that it may be approved by a majority vote.
  2. Transfer of positions on the executive council shall proceed in the following manner:
    1. Realizing that some period of transfer is ideal, both the incoming and the outgoing executive will act as voting members on the executive council and other relevant committees immediately following the election.
    2. As of May 1st following the election, the outgoing executive will lose their voting privileges.
    3. From the period of May 1st to September 1st following the election, the outgoing executive shall assume the role of “advisory” executive immediately following the election. As such, they shall hold positions as non-voting members of the executive council as well as any committees on which they previously held positions.
    4. From the period of May 1st to September 1st following the election, the outgoing executives must communicate to the newly elected executives any information required for the fulfilment of their duties. This may be done in writing, through meetings, or by any other mechanism deemed satisfactory to the outgoing and to the new executives.
    5. It is advisable that each outgoing executive make themselves available to at minimum one meeting with the newly elected executive member of their position. This may be done in person or, in the case of geographic difficulties, over online communication.

Article 9: Incapacity

  1. In the event of the incapacity of an executive, a snap election will be held within thirty days.
  2. The position will be held by the newly elected representative for the remainder of the incapacitated executive’s term.
  3. The election protocols in the event of a snap election shall be the same as the protocols of a regular election.

Article 10: Impeachment

  1. Any SwingUO member in good standing has the right to bring a motion of impeachment before the executive council.
  2. If a minimum of fifty percent (50%) of members of the executive council support a motion of impeachment, within two weeks of the motion a general meeting must be convened.
  3. The member of the executive council affected by the motion of impeachment shall have the opportunity to defend his or her actions before the membership at the general meeting.
  4. A vote of two-thirds majority of quorum in support of the motion at the general meeting shall confirm a motion of impeachment.
  5. Impeachment shall result in the removal of the impeached individual from the Club in addition to the loss of any associated rights or privileges associated with membership in the Club.
  6. An executive member will automatically be considered for impeachment if they have not been present for either:
    1. 75% of lessons in a given month
    2. 75% of executive meetings in a given month, at the executive council’s discretion

Article 11: Amendments

  1. Amendments to the constitution may be proposed by any SwingUO member in good standing at a general meeting.
  2. A vote of two-thirds majority of quorum in support of a constitutional amendment shall confirm a constitutional amendment.
  3. An amendment to the constitution must be approved by the SFUO Clubs Commission, which shall be presented with a typed copy of the proposed amendment as well as typed minutes from the meeting when the amendment was passed in order to ascertain that the amendment was passed in good faith.

Article 12: Finances

  1. All expenses shall be authorized by the executive.

Article 13: Refund Policy

  1. Initiating a refund policy for club members which is to include the following format and minimum standard:
    1. A member may apply to the club for a refund within one (1) month of becoming a member of the club, or within one (1) week of the club’s first official event if:
      1. There has been a misinterpretation of the club’s mandate and proposed activities as specified of the member when signing onto the club.
  1. A member may only apply to the club for a refund after one (1) month of signing up for membership for the club, or after one (1) week of the club’s first official event for extenuating circumstances.
    1. Extenuating circumstances include, but are not limited to: Serious organizational issues with the club executive that led to a complete lack of communication to its members, or lack of programming as promoted to its members; and any circumstances that seriously hampers the ability for the club members to enjoy its membership to the club.
    2. Where a club and its members cannot resolve the refund issue, a club or the member may request assistance from the Clubs Coordinator who will act as a mediator between the Club and the member to reach a solution.

Article 14: Agency Clause

  1. SwingUO is not an agent of the Student Federation of the University of Ottawa and its views and actions do not represent those of the SFUO.

 

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Constitution SwingUO

Passé par quorum le 29 mars 2018 à l’assemblée générale annuelle de SwingUO

NB : Au cas où la version française et la version anglaise de la constitution se contredisent, la version anglaise remplacera la version française.

NB : Le masculin sera employé comme pronom neutre afin d’alléger le texte et améliorer sa compréhension.

Article 1 : Nom

  1. Le nom officiel du club sera « SwingUO » (ci-après sera référé comme « SwingUO » ou « le club »). Aucun autre nom ne sera utilisé dans la promotion ou représentation du club.

Article 2 : Mandat

  1. SwingUO existe pour créer une communauté de danse swing accueillante et durable à l’Université d’Ottawa.
  2. Pour atteindre ce but, le club essayera de/d’:
    1. Offrir et promouvoir des opportunités éducatives pour la danse sociale du swing dans la communauté de l’Université d’Ottawa.
    2. Offrir et promouvoir des événements sociaux reliés au swing.
    3. Opérer un club qui est viable, bien géré, et fiscalement sûr avec des leçons et des événements durant l’année académique, et
    4. Souligner l’apprentissage des danses d’époque qui ne sont pas autrement disponibles dans la communauté universitaire.

Article 3 : Limitation

  1. Rien dans ce document ne violera les Règlements de la Fédération Étudiante de l’Université d’Ottawa. Dans le cas où il aurait un conflit, les Règlements mentionnés ci-haut le remporteront sur le texte de ce document.

Article 4 : Adhésion

  1. L’adhésion au club sera accordé aux individus inscrits à SwingUO et qui ont payé le coût d’adhésion pour le semestre.
  2. Un minimum de 75% des membres du club seront des étudiants de l’Université d’Ottawa.
  3. Le coût d’adhésion sera déterminé par le cadre exécutif et variera seulement pour répondre aux besoins financiers du club.
  4. Les membres actifs du club qui participeront à un minimum d’un évènement instructif ou social du club par mois seront considérés comme des membres à jour.
  5. Les membres actifs et inactifs seront identiques dans leur statut sauf dans le calcul du quorum.

Article 5 : Conseil exécutif

  1. Le club sera gouverné par un conseil exécutif composé de membres élus pour remplir les postes de Président, VP Logistique, VP Social, VP Instruction, et Représentant des débutants.
  2. Seulement des étudiants de l’Université d’Ottawa qui sont aussi des membres à jour de SwingUO seront qualifiés pour tenir des postes sur le conseil exécutif.
  3. Les membres du conseil exécutif se diviseront les tâches d’une manière qui reflète les responsabilités de leurs postes.
  4. Le Président siègera toutes les réunions du club et du conseil, déterminera la voix prépondérante en cas d’égalité des votes, sera responsable pour la convocation des assemblées générales et des réunions de l’exécutif, supervisera la réalisation des tâches du conseil exécutif, promouvra le club sur le campus, et réalisera toutes les autres tâches relatives à son poste. Le président a le droit de déléguer la responsabilité de siéger les réunions du conseil exécutif à un autre membre du conseil.
  5. Le VP Logistique aura la responsabilité des finances du club, sa stratégie de communication, des affaires internes du club, le maintien de la liste d’adhésion, s’assurera que les règles de la constitution sont suivies, et réalisera toutes les autres tâches relatives à son poste.
  6. Le VP Social organisera des événements sociaux pour les membres du club pendant l’année, s’assurera que les membres se sentent bienvenus et engagés dans la communauté de SwingUO, promouvra le club dans la communauté swing locale, et réalisera toutes les autres tâches relatives à son poste.
  7. Le VP Instruction sera responsable pour le recrutement et la supervision des instructeurs, s’assurera que le club a un espace de dance sur le campus à chaque semaine, supervisera l’opération des classes à chaque semaine, et réalisera toutes les autres tâches relatives à son poste.
  8. Le Représentant des débutants représentera les besoins et opinions des danseurs débutants sur le conseil exécutif, s’assurera que les danseurs débutants se sentent bienvenus et représentés dans le club, aidera dans la promotion du club et réalisera toutes les autres tâches relatives à son poste.
  9. Le conseil exécutif a le droit d’autoriser des dépenses.
  10. Le droit d’autoriser des dépenses peut être déléguer à un conseil temporaire composé du Président et le VP Logistique au minimum.
  11. Le conseil exécutif a le droit d’établir des comités temporaires, de temps en temps, pour assister au conseil exécutif dans la réalisation de leurs tâches.
  12. La direction des comités temporaires sera déterminée par le conseil exécutif, en tenant compte de la spécificité de chaque cas.
  13. Chaque membre du conseil exécutif sera présent pour au moins 75% des leçons régulières par mois. Point de clarification : si deux leçons (ou plus) se déroulent en même temps, la présence à l’une sera considérée comme la présence aux deux (ou plus). Point de clarification : des excuses valides incluent les maladies et les urgences familiales, etc. Le conseil exécutif déterminera si les excuses sont valides ou non.

Article 6 : Assemblées du club

  1. Une réunion du club sera convoquée au moins une fois par année dans le mois de mars ou d’avril.
  2. Le conseil exécutif a le droit de convoquer des réunions additionnelles selon le besoin.
  3. Les réunions du club seront ouvertes à tous les membres à jour du club.
  4. Une annonce de la réunion doit prendre place au moins 14 jours avant la réunion.
  5. Seulement les membres actifs pourront compter pour quorum, qui sera un tiers des membres actifs.
  6. Chaque membre à jour, y compris les membres du conseil exécutif, a le droit de/d’ :
    1. Introduire des points à l’ordre
    2. Discuter des points à l’ordre
    3. Voter dans une réunion ou dans une élection
    4. Postuler pour une élection
    5. Participer dans des événements du club
    6. Être informé de toutes les réunions, élections, et évènements du club.
  7. Les réunions du club seront de nature informelle autant que possible.

Article 7 : Réunions du conseil exécutif

  1. Les membres du conseil exécutif se réuniront à des intervalles raisonnables, aux dates qu’ils détermineront, en se réservant le droit de se réunir en privé.
  2. La majorité des membres du conseil exécutif, incluant le Président, constituera un quorum.
  3. Si les membres du conseil exécutif ne parviennent pas à une décision par consensus, la décision sera prise par vote majoritaire.
  4. Si un vote résulte dans un vote égal, la voix prépondérante sera celle du Président.
  5. Les réunions du club seront de nature informelle autant que possible.
  6. Le conseil exécutif devra avertir le club des heures et des lieux des événements et des réunions lors de ses communications au moins quatre (4) jours avant l’événement. Un compte-rendu des réunions sera disponible sur demande.

Article 8 : Élections et transfert du conseil exécutif

  1. Les élections procéderont de la manière suivante :
    1. Tous les membres seront élus à l’assemblée générale annuelle, sauf le représentant des débutants. Le représentant des débutants doit être élu pendant un semestre où un cours débutant ait commencé. Si un poste est vacant pendant le semestre, le conseil exécutif peut convoquer une élection au moment de leur choix, selon les procédures pour des élections données ici.
    2. Les membres du l’exécutif maintiendront leurs postes à partir de l’élection jusqu’au 1er mai de l’année suivante.
    3. Les élections seront supervisées par le Président, qui tiendra le poste de Directeur du scrutin (DS), et deux scrutateurs.
      1. N’importe quel membre à jour de SwingUO est éligible pour servir comme scrutateur.
      2. Le poste du DS sera déléguer à un membre à jour dans le cas d’un conflit d’intérêts ou l’incapacité du Président de réaliser la responsabilité du DS.
    4. Les candidats pour les postes exécutifs devront être éligibles pour leurs postes respectifs.
    5. Aucun membre ne pourra se présenter pour plus d’un poste à la fois.
    6. La période de nomination sera tenue au plus tard une semaine avant l’assemblée générale où les membres actifs pourront postuler eux-mêmes ou nominer d’autres membres actifs. Les membres nominés pourront refuser ou accepter la nomination, étant officiellement candidats lorsqu’ils présenteront leur plateforme électorale au club.
    7. Les candidats devront communiquer leur désir de postuler pour leur poste en personne ou par écrit au VP Logistique ou au DS au moins trois (3) jours avant l’élection. S’ils échouent, leur nom ne sera pas inscrit sur le scrutin de vote.
    8. Le DS sera tenu responsable à tous les membres actifs du club.
    9. Le DS déterminera un mécanisme juste et équitable (ci-après référé en tant que « le mécanisme ») pour l’élection. Celui-ci devra être discuté et approuvé par le conseil exécutif par vote majoritaire avant d’être utilisé.
    10. Le mécanisme devra permettre aux candidats de réviser et questionner les résultats de l’élection.
    11. Le mécanisme devra allouer aux candidats un minimum de trois (3) minutes pour adresser les membres actifs du club.
    12. Le mécanisme pourra être contesté par tout membre actif de SwingUO. Si tel est le cas, le mécanisme sera révisé et approuvé par les membres actifs présents à l’assemblée générale par vote majoritaire. Dans ce cas, l’élection procédera si le mécanisme est approuvée à la majorité. Si le mécanisme n’est pas approuvé, les membres de l’exécutif et les membres du club doivent le réviser jusqu’à ce qu’il soit approuvée par la majorité.
  1. Le transfert des positions du conseil exécutif procédera de la manière suivante :
    1. Étant donné que le transfert exige un certain temps, les membres des conseils exécutifs entrant et sortant agiront de concert sur le conseil exécutif et autres comités pertinents pour la période immédiatement suivant l’élection.
    2. À partir du 1er mai suivant l’élection, le conseil exécutif sortant perdront leur droit de vote.
    3. Durant la période du 1er mai au 1er septembre suivant l’élection, le conseil exécutif sortant occupera le rôle de conseil consultatif. Ainsi, ils seront des membres sans vote du conseil exécutif et/ou tout autre comité dans lesquels ils siégeaient.
    4. Durant la période du 1er mai au 1er septembre suivant l’élection, les membres du conseil exécutif sortant devront communiquer aux nouveaux membres toute information nécessaire pour l’exécution de leurs fonctions, soit par écrit, en réunions, ou par n’importe quelle mesure qu’ils jugent satisfaisant.
    5. Il est recommandé que chaque membre du conseil exécutif sortant soit présent à un minimum d’une rencontre avec le nouveau membre élu de la même position. Ceci peut être fait en personne ou, dans le cas de difficultés géographiques, par communication internet.

Article 9 : Incapacité

  1. Dans le cas où un membre de l’exécutif subit un accident qui le rend incapable de compléter ses fonctions, une élection d’urgence sera tenue dans les trente (30) jours suivants.
  2. Cette position sera occupée par le nouveau représentatif élu pour le restant du terme du membre incapacité.
  3. Les protocoles d’une élection surprise seront les mêmes qu’une élection normale.

Article 10 : Mise en accusation

  1. Tout membre à jour de SwingUO a le droit d’engendrer une mise en accusation devant le conseil exécutif.
  2. Si un minimum de cinquante pourcent (50%) des membres de l’exécutif supportent l’accusation, une assemblée générale devra être convoquée dans un délais maximum de deux (2) semaines après la mise en accusation.
  3. Le membre de l’exécutif visé pas la mise en accusation aura le droit de défendre ses actions devant les membres de SwingUO à l’assemblée générale.
  4. Un vote qui obtiendra deux tiers (2/3) du quorum en support de la mise en accusation la confirmera.
  5. Une mise en accusation résultera dans le retrait de l’individu du club, ainsi que la perte de tous droits et privilèges associés à l’adhésion du club.
  6. Un membre de l’exécutif sera automatiquement considéré pour mise en accusation s’ils n’ont pas été présent pour soit :
    1. 75% des leçons d’un mois donné.
    2. 75% des rencontres du conseil exécutif d’un mois donné

Article 11 : Amendements

  1. Des amendements à la constitution pourront être proposées par tout membre à jour de SwingUO à une assemblée générale.
  2. Un vote du deux tiers (2/3) du quorum supportant de l’amendement la confirmera.
  3. L’amendement à la constitution devra être approuvée par la commission des clubs de la FÉUO, qui recevra une copie dactylographiée de l’amendement proposé ainsi qu’un compte-rendu de la rencontre où l’amendement a été passé pour démontrer que l’amendement a été passé pour les bonnes raisons.

Article 12 : Finances

  1. Toutes les dépenses seront autorisées par le conseil exécutif.

Article 13 : Politique du remboursement

  1. La politique de remboursement pour les membres de SwingUO sera ainsi :
    1. Un membre pourra faire une demande de remboursement dans un délais d’un (1) mois après être devenu membre du club, ou dans un délais d’une (1) semaine après le premier événement officiel du club si :
      1. Il y a eu mal interprétation du mandat du club et de ses activités proposées lors de l’inscription du membre en question.
    2. Un membre pourra seulement faire une demande de remboursement après une période d’un (1) mois d’être devenu membre du club, ou après une période d’une (1) semaine après le premier événement officiel du club dans le cas de circonstances exténuantes.
      1. Les circonstances exténuantes inclues, mais ne se limitent pas à : des problèmes organisationnels sérieux au sein du conseil exécutif, menant à un manque de communication avec les membres du club, ou une programmation non-fidèle à ce qui a été promut aux membres du club; et toutes autres circonstances qui empêchent gravement les membres de profiter de leur adhésion au club.
    3. Lorsque le club et ses membres ne peuvent pas régler d’eux-mêmes la question du remboursement, le club ou un membre pourra consulter le coordinateur des clubs de la FÉUO, qui agira comme médiateur entre le club et le membre en question pour trouver une solution.

Article 14 : Clause d’autonomie

  1. SwingUO n’est pas un agent de la Fédération Étudiante de l’Université d’Ottawa et ses opinions et actions ne représentent pas celles de la FÉUO.
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